Смена бухгалтера достаточно болезненная процедура в компании. Не всегда процедура увольнения проходит без конфликтов. И не всегда дела передаются новому бухгалтеру. Бывают случаи, когда передать дела некому.
Как обезопасить себя от возможных рисков при увольнении бухгалтера?
Всего 14 календарных дней дано компании с момента уведомления главного бухгалтера об увольнении до дня увольнения, когда все дела нужно сдать (ст. 80 Трудового Кодекса). Потом вы уже не сможете применить меры дисциплинарной ответственности. Да и убытки вы тоже вряд ли сможете взыскать.
Наиболее рациональным решением для снижения рисков является инициация аудиторской проверки. Не обязательно привлекать дорогую аудиторскую организацию, достаточно привлечь грамотных аудиторов из консалтинговой компании. Наша компания готова помочь в решении этой деликатной проблемы.
Целями такой проверки является проверка состояния бухгалтерского, кадрового и налогового учета. Необходимо вовремя указать бухгалтеру на его ошибки, успеть их исправить до увольнения (насколько это возможно).
Аудитор подскажет, какие документы должны быть в наличии и переданы новому бухгалтеру, проследит, чтобы были переданы пароли, ключи ЭЦП, ключи от сейфа. Не всегда директор может знать, что именно находится во власти бухгалтера, а главное, чем он может вас шантажировать. Да-да, и такие случаи тоже были.
Однажды, был случай, когда директор поссорился с главным бухгалтером и она сама себя уволила, забрала трудовую книжку, оформила все кадровые документы и ушла вместе с ноутбуком, оформленным на компанию и электронными ключами. На звонки письма не отвечала, отчетность не сдала.
Не хотелось бы оказаться на месте руководителя в такой момент! Пришлось искать нового бухгалтера, переплачивать за восстановление учета, восстанавливать ключи от банка, программ. И ещё краснеть перед контрагентами, которые требовали своевременно предоставить документы. Для директора это был урок на всю жизнь. Ведь она так доверяла!
Чтобы такого не допустить, очень рекомендуем заранее заказывать проверку учета, отдать процесс увольнения в надежные руки.
Что вы получите в результате оказания услуги?
- отчет о проверке с выявленными нарушениями с рекомендациями по их исправлению. Описание рисков в виде штрафных санкций
- акты приема-передачи дел. Все папки, пароли, электронные ключи будут проверены на наличие, описаны в акте
- результаты инвентаризации как остатков на счетах, так и материальных ценностей, если бухгалтер был также материально-ответственным лицом.
- по согласованию можно дополнить услугу проверкой внесенных исправлений.
На основании проверки состояния учета и проведенной инвентаризации руководитель может принять грамотное стратегическое решение, например:
- снизить премию при увольнении или, наоборот, отблагодарить бухгалтера за хорошо проделанную работу;
- принудить бухгалтера исправить ошибки до увольнения;
- понимать объем работ по восстановлению учета и быть готовым, что придется доплатить новому бухгалтеру. Аудитор может подсказать, действительно ли требуется восстановление учета или нет.
Иногда руководители попадаются на удочку, когда новый бухгалтер просит доплату, поскольку, со слов нового бухгалтера, предыдущий бухгалтер вел учет некорректно. Как правило, ни один бухгалтер не хвалит предыдущего. В такой ситуации аудитор может дать независимую оценку состояния учета и пресечь шантаж.
В любом случае проверка учета при смене бухгалтера — это правильное решение мудрого руководителя. Вы обеспечите себе спокойствие и не будете чувствовать, что Вас обманывают и пытаются Вами манипулировать.